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Cas
Étude
Préserver le passé, alimenter l'avenir : comment un service municipal des cimetières a adopté la transformation numérique
Le Service des cimetières municipaux a préservé des siècles d'histoire, avec des archives remontant aux années 1800 : cartes, fiches de lotissement, registres et contrats relatant l'histoire de chaque cimetière dont il avait la charge. Mais ces documents précieux étaient fragiles, encombrants et leur accès long et fastidieux.
Pour protéger cette histoire irremplaçable et améliorer l’efficacité, le département s’est associé à Slater Hill Digital pour transformer ses archives à l’ère numérique.
objectifs
L'objectif était clair : protéger les archives municipales, vieilles de plusieurs siècles, tout en les simplifiant. En numérisant les documents fragiles, la Ville souhaitait préserver son histoire, améliorer l'accès quotidien de son personnel et remplacer les processus papier par des flux de travail numériques plus rapides et plus fiables. Un autre objectif clé était de libérer de l'espace de bureau en remplaçant les rangées de classeurs par un système infonuagique sécurisé.
Défis et solutions
Le service des cimetières travaillait avec des archives fragiles datant du XIXe siècle, dont beaucoup étaient si fragiles qu'elles risquaient d'être endommagées au moindre contact. De plus, la grande diversité des documents – cartes, registres, contrats – compliquait l'organisation, tandis que les classeurs encombrants ralentissaient l'accès et accaparaient un espace précieux.
Slater Hill Digital a résolu ce problème en numérisant soigneusement chaque fichier avec un équipement haute résolution, puis en appliquant la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour une recherche instantanée. Tout était organisé dans SharePoint Online, offrant aux employés un moyen simple de trouver ce dont ils avaient besoin tout en libérant le bureau des rangées d'armoires de rangement.
Principaux avantages
Grâce à la numérisation complète et sécurisée, le personnel peut désormais consulter les documents en quelques secondes au lieu de fouiller dans des classeurs. Les documents historiques autrefois menacés sont préservés pour les générations futures, tandis que le travail quotidien est devenu plus rapide et moins gourmand en papier. De plus, la suppression des anciens systèmes de classement a libéré un espace de bureau précieux, rendant l'environnement du service plus pratique et efficace.
Témoignage client
Travailler avec Slater Hill Digital a révolutionné notre service. L'équipe a traité nos documents historiques fragiles avec un soin incroyable et le processus de numérisation s'est déroulé sans accroc. Désormais, notre personnel peut accéder instantanément à n'importe quel document et nos archives sont préservées pour les générations futures. Ce projet a véritablement modernisé notre façon de travailler.
— Responsable du service des cimetières
Étude de cas précédente