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Cas
Étude
Numérisation des dossiers du service des eaux d'une municipalité : une transformation numérique
Le service des eaux d'une municipalité gérait depuis des décennies des documents papier — cartes, plans d'ingénierie, contrats de construction et autres documents d'infrastructure — dont certains remontaient aux années 1800. Bien que ces documents soient essentiels aux opérations, ils étaient volumineux, fragiles et lents d'accès, occupant un espace de bureau précieux et rendant la collaboration difficile.
Afin de protéger ces données historiques et de moderniser les opérations quotidiennes, la municipalité s’est associée à Slater Hill Digital pour faire entrer ces archives dans l’ère numérique.
objectifs
Les objectifs du service des eaux étaient clairs : préserver les archives papier obsolètes, faciliter l'accès aux informations pour le personnel et optimiser les flux de travail grâce à un système numérique moderne. Un autre objectif clé était de libérer de l'espace de bureau et d'améliorer la collaboration en passant d'un stockage papier lourd à une plateforme cloud sécurisée.
Défis et solutions
Aecon a dû faire face à des défis importants dans la gestion des services d'impression sur des chantiers de construction éloignés et accidentés, notamment dans des conditions difficiles telles que le froid extrême, la poussière et un accès limité au support. Les appareils transitoires arrivaient souvent endommagés ou obsolètes, ce qui entraînait des retards.
Notre solution comprenait un programme simplifié de services d'impression gérés (MPS) optimisé par des imprimantes HP PageWide A3 et A4 : durables, économes en énergie et entièrement maintenues pour un déploiement rapide. Notre gestion d'impression basée sur le cloud, combinée à HP Access Control, a permis l'impression sécurisée à la demande, la maîtrise des coûts et une visibilité complète du parc. Cette solution d'impression proactive et sécurisée a permis de réduire les temps d'arrêt, d'automatiser les flux de travail, d'améliorer la conformité et d'assurer une assistance en temps réel avec QRX et les ingénieurs HP.
Principaux avantages
Les résultats ont été immédiats et percutants. Le personnel peut désormais localiser instantanément les documents, économisant ainsi des heures de recherche manuelle. Les classeurs physiques ont été supprimés, libérant ainsi un espace de bureau précieux. La collaboration s'est améliorée grâce à la plateforme cloud SharePoint, et les formats numériques garantissent la préservation à long terme des documents historiques importants. Globalement, le service des eaux fonctionne désormais plus efficacement, grâce à un système moderne qui protège le passé tout en soutenant les projets futurs.
Témoignage client
« Notre partenariat avec Slater Hill Digital a radicalement transformé notre façon de gérer nos archives. Notre équipe peut récupérer des documents importants en quelques secondes, et nous avons enfin l'esprit tranquille, sachant que tout est conservé en toute sécurité. Nos opérations sont désormais plus rapides, plus intelligentes et bien plus sécurisées. »
— Coordonnateur de la gestion des dossiers, Service municipal des eaux
Étude de cas précédente